biblio.BASE | FAQ
Catalogação e Pesquisa

Como criar uma nova base de dados?

No Módulo de Catalogação podem ser criadas outras bases de dados. Uma base de dados obedece obrigatoriamente a uma estrutura/formato existente, como é o caso dos formatos UNIMARC, MARC21, CCF, etc.
No menu "Base de dados" deve seleccionar a opção "Criar base de dados". Na janela de criação da base deve indicar: a designação da base (por exemplo: Base Bibliográfica Geral) e o nome e localização física da base (c:bibliobasebasesBIBLIO.MST ou \servidorbibliotecabibliobasebasesBase.MST). Deve ainda definir se na lista de selecção das bases, esta deve aparecer só para o utilizador que a criou (PESSOAL), para o grupo a que pertence (GRUPO), ou para todos os utilizadores (GLOBAL). Depois de premir em "Adicionar" deve concluir com a selecção do tipo de base de dados. O formato UNIMARC deve ser o tipo a seleccionar.

Como apagar registos?

A eliminação de registos é um processo muito simples mas que deve ser autorizado apenas a alguns utilizadores. Os registos podem ser eliminados de várias formas: na lista de registos, basta seleccionar um registo com o rato e premir a tecla DEL, ou com o botão do lado direito do rato seleccionar a opção "Apagar registo". Estas opções também estão disponíveis no menu "Registos" ou no ícone na barra de ferramentas. Para eliminar vários registos em simultâneo é necessário marcá-los e executar a mesma operação anteriormente explicada. Os registos podem ser seleccionados, premindo em simultâneo a tecla "CTRL" e o botão do lado esquerdo do rato. São possíveis outras combinações de teclas. Para grandes quantidades é aconselhável utilizar a opção "Processamento Global de Registos" do menu Utilitários.

Um registo apagado pode ser recuperado?

Sim! A eliminação de um registo apenas o marca como estando logicamente apagado. Para recuperar registos apagados, deve seleccioná-los a partir da lista de registos e seleccionar a opção "Recuperar registos" do menu "Registos", o ícone na barra de ferramentas ou através da mesma opção disponível com o botão do lado direito do rato em cima da lista de registos.

Tenho um 2ª exemplar de um documento. Há algum procedimento especial?

Numa situação em que pretende dar entrada de um novo exemplar, o procedimento consiste em criar apenas mais uma ocorrência do campo 966 (Cota). Apesar de ser mais um exemplar, devem ser preenchidos os seguintes subcampos: Sigla (^l), o nº de registo/inventário (^a) e a cota (^s). Só deste modo é possível contabilizar as existências e o empréstimo. O facto de ter a mesma cota e a mesma sigla, estes subcampos devem ser preenchidos.

Tenho uma 2ª edição de um documento. Basta repetir a cota?

Não. Neste caso trata-se de um novo documento e como tal deve ser criado um novo registo (mesmo que haja apenas pequenas diferenças no conteúdo).
Para facilitar esta operação pode recorrer-se à duplicação do registos (COPY & PASTE). Em seguida edita-se o registo copiado e fazem-se os acertos apenas nos campos em que há alterações (por exemplo, data de entrada, nº de edição, cota e nº de registo, etc.

É possível pesquisar no campo das notas?

Os campos de notas (bloco 3xx) normalmente são definidos como não pesquisáveis, porque o tipo de informação que se introduz nestes campos criaria algum ruído na pesquisa. Isto deve-se ao facto de ser um campo de texto livre sem uma estrutura definida. No entanto existem situações em que a pesquisa destes campos é necessária. Por defeito apenas os campos 300 (Notas Gerais) e 330 (Sumário ou Resumo ) estão definidos como pesquisável, mas apenas para as palavras que forem delimitadas pelos caracteres < e >. Isto é, se o operador verificar detectar algum termo relevante para a pesquisa, deve colocá-lo entre bicos < e >.
No entanto podem ser feitas alterações à tabela que gera os termos de pesquisa de modo a incluir novos campos e novas técnicas de extracção de termos. Esta operação é realizada no Menu Utilitários/Gerir Ficheiros e/ou Módulo de Administração de Bases de Dados (alteração da FST).

A minha base tem actualmente alguns milhares de registos. Existe alguma forma de detectar registos duplicados?

É possível detectar registos duplicados! Este processo deve ser feito sempre a toda a base de dados uma vez que os potenciais duplicados estão dispersos. Esta detecção permite analisar um conjunto de registos através da criação de uma chave de controlo (que pode ser composta por um ou vários campos). O relatório produzido tem a indicação (MFN) dos potenciais duplicados. A fase seguinte consiste na análise visual dos registos encontrados e, caso seja necessário, proceder à sua eliminação manual.
Para produzir o relatório devem ser seguidos os seguintes passos:

   ● Seleccionar a opção Imprimir | Listagens especiais do menu Base de dados

   ● Na janela das listagens especiais seleccionar o botão "Utilitário"

   ● Da lista de utilitários seleccionar "Detecção de registos duplicados"

As opções deste utilitário são muito simples. Deve ser indicado o limite de registos a analisar (pode defeito são assumidos todos os registos) e a técnica de verificação. Da lista de opções deve ser escolhida a forma de analisar os registos. A detecção pode ser realizada recorrendo a uma simples comparação de cotas, nº de registo, título ou pela combinação de vários campos. Caso seja necessário utilizar outro critério de verificação pode fazer essa sugestão à BIBLIOsoft.

Quais os passos para compactar uma base de dados?

Existem várias rotinas que devem ser feitas periodicamente para garantir o bom funcionamento e desempenho das bases de dados geridas pelo Módulo de Catalogação e Pesquisa. Aconselha-se que sejam executados com regularidade algumas rotinas de administração como as que a seguir se indicam:

1) Segurança da base
Antes de executar estes procedimentos deve fazer uma segurança da base de dados. Pode fazê-la copiando todos os ficheiros da base de dados que estão em bibliobasebases. Por exemplo, se o ficheiro mestre (MST) da base for BIBLIO deve copiar os todos os ficheiros BIBLIO.* para uma pasta temporária. A outra alternativa é a utilização da opção "Menu Utilitários |Cópias de Segurança"

2) Compactar a base de dados
Este passo reorganiza o conteúdo da base de dados, elimina definitivamente registos apagados e renumera os nºs de registo (MFN).
Deve ser executado da seguinte forma: Menu Utilitários | Utilitários Especiais | Utilitário | Compactar base de dados |(Executar)
Após este passo é aconselhável fechar e abrir de novo a base de dados.

3) Gestão do ficheiro inverso
Este passo recria o índice de pesquisa em função da base de dados compactada.
Deve ser executado da seguinte forma: Menu Utilitários | Gestão do ficheiro Inverso | (Executar)

Aconselha-se que sejam feitas e verificadas as cópias de segurança com regularidade

Como alterar a sigla da biblioteca?

Para alterar a sigla pode recorrer aos utilitários que lhe permitem fazer mudanças globais. Estas opções executam estas tarefas de uma forma muito rápida. Contudo também podem ser perigosas se executadas irregularmente. Por esse motivo, aconselha-se a fazer a segurança da base de dados antes de fazer alguma alteração.

Para fazer uma alteração global deve executar os seguintes passos:

   1.  Abra o módulo de Catalogação e seleccione a base de dados a alterar

   2.  Seleccione o Menu Utilitários Substituição de Campos (Global)

   3.  No primeiro separador (Registos) indique os registos alterar. Por defeito, são assumidos todos os registos da base (-)

   4.  No segundo separador (Substituir) o "Texto a procurar" (Ex. ^lEB23VG), o "Texto a substituir" (Ex. ^lEB23VS)

   5.  Assinale a opção "Campos seleccionados" e marque o campo a alterar. Neste caso apenas o "966".

   6.  Para confirmar a substituição registos a registo a opção "Confirmar substituição" deve estar assinalada. Para uma substituição mais rápida esta opção deve ser desmarcada.

   7.  Para concluir deve ser seleccionada a opção "Substituir" e aguardar até estar concluída.

Erro: CISIS Low Level Error Trap?

A apresentação desta mensagem é um sintoma de que a base que está a ser utilizada está protegida e a operação não pode ser executada.

Durante algumas operações o programa necessita de proteger a base ou os registos e por algum motivo, não conseguiu desprotegê-la. Pode ainda resultar pela interrupção anormal do programa, falta de energia, etc.

No Módulo onde ocorre o problema, o procedimento a executar é o seguinte:

   ● abra o Menu Utilitários

   ● seleccione a opção Resolver Bloqueios

   ● Retirar protecção (Lock) à base

Depois deste procedimento, deve fechar e abrir o programa.

Este procedimento é válido para o Módulo de Catalogação e pesquisa e Base de Leitores do Módulo de Circulação e Empréstimo.

Se o problema continuar contacte a BIBLIOsoft para outras sugestões.
Circulação e Empréstimo

Quando existem 2 exemplares com a mesma cota é possível emprestar um deles?

O controlo e empréstimo não é feito pela cota (966^s) mas pelo nº de registo (966^a). Independentemente do nº de exemplares, cada um deve ter uma ocorrência do campo 966 com pelo menos os seguinte subcampos: sigla da biblioteca (^l), cota (^s) e nº de registo. É através do número de registo que cada exemplar é identificado para empréstimo. Por esse motivo deve ser único na biblioteca e cada documento deve ter um nº de registo atribuído.

Como posso apagar todos os leitores?

Este passo elimina definitivamente todos os leitores da base. Por esse motivo só deve ser feito por utilizadores credenciados. Seleccione a opção “Reinicar base de leitores” do menu “Utilitários”. Confirme a operação
Nota: Este procedimento apaga toda a informação contida na base.

É possível associar a fotografia à aos dados do leitor?

Sim! Em primeiro deve ter a imagem sob a forma de ficheiro e em formato JPEG ou GIF. Esta imagem pode ser criada através da digitalização a partir de uma existente (num scanner) ou como fotografia digital. Deve guardar esta imagem numa pasta comum.
Na folha de recolha de dados do leitor, faça um duplo clique com o botão do lado esquerdo do rato em cima da zona da fotografia (ou botão do lado direito, opção "Adicionar Foto").

Como associar um grupo a um leitor?

Abra a ficha do leitor e seleccione uma das opções apresentadas no campo "Grupo". Esta lista de opções depende da configuração (grupos criados).

Um leitor pode ser cancelado temporariamente?

Sim! Não é necessário apagar o registo. Basta que na ficha do leitor, retire a marca na opção "Activo". A partir deste momento os movimentos com o leitor estão interditos (excepto devoluções).

Como se cria um novo grupo de leitores?

Em qualquer altura podem criar-se novos grupos de leitores. Comece por seleccionar a opção "Gestão de Grupos" no menu "Parâmetros".
Prima o botão "Limpar" e em seguida indique o nome do novo grupo e preencha os vários elementos de caracterização do grupo. No final seleccione a opção "Adicionar".

Como criar  um novo registo de leitor?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima as teclas CTRL+N. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Novo leitor" do menu "Leitores". Ao ser apresentado o ecrã de recolha de dados, preencha os vários campos. O preenchimento do nº de leitor, data de validade, nome, apelido e grupo são obrigatórios. No final grave o registo premindo o botão "Gravar".

Como criar um novo leitor (instituição)?

O processo é muito idêntico ao da criação normal de um leitor. Apenas terá que indicar no tipo de leitor que se trata de uma instituição. Seleccione a opção "Novo registo" do menu "Leitores" (ou CTRL-N). No modelo de recolha, antes de preencher os restantes dados, seleccione "Instituição" do campo "Tipo de Leitor". Grave o registo.

Posso ver os dados do leitor sem abrir o seu registo?

Sim!

É possível definir penalizações?

Sim! No menu "Parâmetros" seleccione a opção "Grupos/Tipos de documento" ou "Grupos/Colecções". Seleccione o ícone (cadeado ou ponto) localizado na zona de parâmetros do tipo de documento, de acordo com o tipo de penalização a definir (pontos/multas ou dias de suspensão).
Para definir penalizações por pontos/multas seleccione o botão “Ponto”. Para definir penalizações por dias de suspensão seleccione o botão “Cadeado”. Indique para cada uma das situações as penalizações a aplicar. É possível criar uma fórmula muito simples possibilitando inúmeras combinações para os pontos ou para os dias de suspensão.

Posso definir a data máxima de todas as devoluções?

Sim! Esta funcionalidade é particularmente útil nas instituições que encerram a partir de um determinado período ou, em que os leitores se ausentam (por exemplo, férias). Para garantir que os movimentos (em especial, as devoluções) não ultrapassam esse período, pode definir-se uma data limite máxima para qualquer movimento.
Seleccione a opção "Configuração" do menu "Manutenção". Faça um clique na pasta "Configuração" e indique uma data válida no parâmetro "Data Máxima" de qualquer movimento (data e hora).

Como é feita a devolução de um documento?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F8. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Devoluções" do menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de devoluções, identifique o documento através do número. Caso seja detectada alguma infracção a aplicação emitirá um aviso. Este tipo de mensagens deve ser cuidadosamente analisado. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar uma nova devolução, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo documento.

Como é feito o Empréstimo domiciliário?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F3. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Empréstimo domiciliário" do menu “Operações”. Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação do leitor escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até serem esgotados os limites de empréstimo para o leitor. Para terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor.

Como é feito o empréstimo para leitura de presença?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F6 ou Shift+F6. Como alternativa pode ainda seleccionar as opções "Leitura de presença" ou "Leitura de presença (Automática)"no menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação do leitor escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até ser esgotado o limite de empréstimo para o leitor. Par terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10.
Caso opte por usar a leitura de presença (Automática) todos os empréstimos que efectuar serão associados a um leitor genérico (Biblioteca). Esta possibilidade é extremamente útil pois permite contabilizar a leitura local em bibliotecas de acesso livre. Fica-se assim a saber que um documento foi consultado mesmo sem saber quem o consultou.
Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor.
 

Como é feito o Empréstimo a instituições?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima as teclas Ctrl + F3. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Empréstimo instituições" do menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação da biblioteca escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até serem esgotados os limites de empréstimo para a biblioteca. Para terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor.

É possível imprimir talões após as várias operações? 

A impressão de talões pode ser feita automaticamente pela aplicação se for indicado o número e o tipo de talões a imprimir (Menu Manutenção | Configuração | Talões). Caso pretenda imprimir um talão para um dos movimentos após uma operação de empréstimo, renovação, devolução ou reserva, seleccione o movimento na lista e prima o botão com o ícone com a impressora.

É possível imprimir cartas de aviso aos leitores com documentos em atraso?

Sim! Seleccione a opção Carta de Aviso ... no menu Listagens.

Como posso obter uma lista de leitores inscritos?

Seleccione uma das várias opções de listagem que estão disponíveis no menu Listagens/Leitores.

Posso obter uma lista de empréstimos?

Seleccione a opção “Movimentos” no menu “Listagens”. Indique o tipo de movimento que pretende obter e indique outros parâmetros que estão disponíveis tais como as datas limite, etc.

Pode ser inibido o empréstimo de um determinado exemplar?

Sim! Esta é uma situação especial que pode ser aplicada exemplar a exemplar. Embora o seu interesse seja na parte dos empréstimos, a sua configuração é feita no Módulo de Catalogação e Pesquisa. Edite o registo que pretende modificar. Abra o grupo de campos "Existências" e crie (ou modifique) o subcampo 9 (Status do exemplar) e indique o valor 1 (não disponível). Pode, em alternativa, utilizar os subcampos ^5^6 ou ^7 para inibir o empréstimo de um exemplar para um determinado tipo de empréstimo.

É possível inibir o empréstimo a um determinado tipo de documento?

Sim! Seleccione a opção "Grupos/Tipos de documento" do menu "Parâmetros". Seleccione o grupo e posicione o rato na linha referente ao tipo de documento.
Indique o valor "0" no campo "Máximo de documentos". Repita este passo para os restantes tipos de documento que pretende inibir.

Posso inibir o empréstimo a um grupo de leitores ou terei que fazer isso a cada um?

Pode inibir o empréstimo a todos os leitores que pertençam ao mesmo grupo. Seleccione a opção "Grupos" do menu "Parâmetros". Seleccione o grupo. Retire a marca da opção "Activo".

Como posso emprestar obras que são entregues no próprio dia em que são requisitadas?

Há a possibilidade de indicar para determinados exemplares um tempo limite. Deste modo, pode ser criado o subcampo ^8 (Tempo máximo de Empréstimo) no campo 966 e indicado um valor em dias. Esse valor indica o tempo máximo de empréstimo para esse exemplar. Nesse tempo estão incluídos os dias de saída e de devolução. Esta operação faz-se apenas para casos especiais.
Outra solução consiste em fazer o empréstimo utilizando a opção “Leitura de presença”. Esta operação permite o empréstimo para o próprio dia.

Posso limitar o tempo de empréstimo a um exemplar?

Sim! Abra o Módulo de Catalogação e Pesquisa e edite o registo que pretende modificar. Abra o grupo de campos "Existências" e no campo 966 crie (ou modifique) o subcampo 8 (Tempo de empréstimo) no exemplar que pretende limitar e indique o tempo máximo de empréstimo (em dias). Nesse tempo estão incluídos os dias de saída e de devolução.

É possível marcar dias de encerramento da biblioteca?

Sim! Seleccione a opção “Calendário” do menu “Parâmetros”. Ao ser apresentado o calendário, posicione o rato no dia e faça um duplo clique. Escolha o tipo de marcação (fim de semana, feriado, etc), e se necessário inclua uma nota.

Como posso alterar um registo de leitor?

Abra uma lista de registos, ou faça uma pesquisa para identificar o leitor. Da lista apresentada seleccione o registo premindo ENTER na linha seleccionada ou faça um duplo clique. O registo é imediatamente apresentado em modo de edição. No final grave o registo seleccionando o botão "Gravar".

Como é feita a renovação da data de validade de inscrição de um leitor?

Edite o registo de leitor. No modelo de recolha, indique uma nova data no campo "Data Limite". Grave o registo.

Como se faz uma renovação?

Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F9. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Renovações" do menu "Operações". Em seguida são-lhe apresentados todos os documentos que o leitor tem na sua posse. Faça duplo clique sobre o documento a renovar ou seleccione-o e prima o botão "Renovar". A aplicação valida automaticamente o número de renovações que são feitas documento a documento. Pode optar por renovar todos os documentos da lista premindo o botão "Renovar Todos".

Como imprimir talões de empréstimo, devolução, etc?

A impressão de talões pode ser feita automaticamente pela aplicação se for indicado o número e o tipo de talões a imprimir. Caso pretenda imprimir um talão para um dos movimentos após uma operação de empréstimo, renovação, devolução ou reserva, seleccione o movimento na lista e prima o botão com o ícone da impressora.
Para imprimir os talões tem de, em primeiro lugar, no Menu Base de Dados Seleccionar a Impressora de Talões. De acordo com o tipo de impressora utilizada, (laser, jacto de tinta, etc) deve seleccionar a opção correspondente (por exemplo "Laser Generic"). Dependendo de como está configurada, pode ser necessário editar o ficheiro "Print.INI" onde se define a porta de impressão e/ou nome da impressora.
O segundo passo consiste em definir nos parâmetros (Menu Manutenção | Configuração | Talões) o nº de de talões a imprimir para cada operação.
A partir de aqui, sempre que for feito um empréstimo o talão será automaticamente impresso o nº de vezes indicadas. Para este tipo de listagens, o ideal é a aquisição de uma impressora de talões. O talão impresso tem a identificação do leitor, documento, data de movimento e data prevista de devolução.

Como imprimir cartas de aviso aos leitores?

Para enviar as notificações aos leitores deve seleccionar a opção "Cartas de Aviso" no menu "Listagens". Automaticamente o programa seleccionará os leitores que têm documentos em atraso. Caso tenha preenchido endereço de email do leitor, pode optar por enviar automaticamente essa notificação por email. Também pode ter uma ideia dos documentos em atraso, imprimindo a lista de movimentos e seleccionar nos parâmetros, a data prevista de devolução como sendo a data de "Hoje".

Como enviar as cartas de aviso por email?

O Módulo de Empréstimo permite o envio de mails (desde que defina o nome do servidor – SMTP, e mail de envio). Tem algumas opções que permitem o envio de mails a reclamar documentos em atraso, entre outras.
É necessário definir o mail na ficha do utilizador
É necessário definir o mail de origem (menu Parâmetros | Instituição)
É necessário definir, nos parâmetros de configuração, o servidor de mail. Tem de de definir

Como reorganizar a base de leitores?

1) Fazer uma cópia da base de dados de Leitores. Esta cópia pode ser feita com o explorer do Windows. O objectivo é ter uma salvaguarda integral da base caso alguma coisa corra mal. Os ficheiros LEITOR.* podem ser copiados para uma directoria de trabalho (ex.: c:bibliobasemodulesempbasesleitor.*)
2) No MCE, no menu utilitários, seleccionar a opção "Exportação rápida". Indicar "-" (todos os registos) e dar um nome: Por exemplo: C:LEITOR.ISO
3) No mesmo menu utilitários seleccionar a opção "Re-inicializar a base..." Esta opção apaga todos os registos.
4) Depois da operação anterior (Menu utilitários) seleccionar a opção "Importação rápida". Deve ser indicado o mesmo ficheiro da exportação. C:LEITOR.ISO No final será sugerida a sicronização da base de dados. Se não for, depois da importação, seleccionar a opção "Sincronizar leitores" do menu Manutenção.

Porque não consigo fazer reservas?

No menu "Manutenção", execute a opção "Cancelar reservas ultrapassadas" e de seguida a opção "Compactar base de movimentos". Se o problema continuar contacte-nos.

Não consigo fazer o empréstimo de 1 documento que está na base bibliográfica

Para saber onde está o problema precisa fazer alguns testes.

1) Modulo de Catalogação
a) A condição para um documento ser emprestado é ter o campo 966^a preenchido com o nº de registos (código alfanumérico que identifica univocamente cada exemplar: Ex.: 000001, A001X, etc.).
Abra um registo, e verifique se tem este campo/subcampo preenchido. Tome nota do seu conteúdo (exactamente como foi digitado) b) Na opção de pesquisa (orientada) seleccione o campo (da lista) "Nº de registo" e escreva o código do NR que anotou (ponto anterior)
c) Se não encontrar, reveja os caracteres que digitou. Se está correcto pode ser necessário fazer a Gestão do Ficheiro Inverso. Menu Utilitários | Gestão do ficheiro inverso. Repetir o teste.
2) Empréstimo
Se consegue pesquisar o documento pelo nº de registo no Módulo de Catalogação, verifique os parâmetros nos Empréstimo.
a) No menu Parâmetros, seleccione a opção "Bases de dados"
Verifique se a base que está indicada neste módulo é a mesma que está a utilizar no Módulo de Catalogação. (O nome e o caminho devem ser iguais. Ex.: c:bibliobasebasesbiblio.mst).
b) Utilize ainda a opção "Onde está o documento" e indique o nº. Esta opção pesquisa em todas as bases registadas no Módulo de Empréstimo, e diz-lhe em que base é que o documento se encontra.

 

Pesquisa Local

Como activar a opção de saída do Módulo de Pesquisa Local?

Abrir o Módulo de Administração de Utilizadores
Seleccionar o Utilizador GUEST. Por defeito é este o utilizador do Módulo de Pesquisa Local.
Seleccionar a opção "Autorizações".
Seleccionar (no topo da janela) Módulo de Pesquisa Local.
Activar, da lista de autorizações, a opção "Pode sair da aplicação".

Não tenho acesso aos registos catalogados.

Não conseguimos aceder ao catálogo através do módulo de pesquisa local - Será que nos falta fazer algum procedimento?
Depende do tipo de instalação.
1 ) Se é em rede, o acesos à base deveria ser automático.
De qualquer forma, para verificar:
a) No Módulo de Catalogação verificar o nome da base que está a ser utilizada (na lista das bases quando uma é seleccionada a azul, o rodapé mostra o nome e caminho da base: Ex: @MAINbasesBIBLIO.MST)
b) No OPAC, há uma opção no topo (botão) que lhe permite "Aceder como outro utilizador". Entrar com Admin. Seleccionar "Base de Dados", onde se encontra a lista das bases de dados associadas ao OPAC.
c) Verifique se está a utilizar o mesmo nome e caminho. Se estiver a trabalhar em rede o caminho deve ser do tipo @MAINBasesBIBLIO.MST, ou X:bibliobasebasesbiblio.mst ou \serverbibliobasebasesbiblio.mst.
2) Se a instalação é Stand-Alone, ou seja, em monoposto, é necessário:
a) copiar os ficheiros com a base para c:OPACBases.
b) Se a base é a que vem por defeito, basta substituir os ficheiros Biblio.* ; se a base é criada de novo é necessário adicioná-la à lista das bases no Módulo OPAC (igual ao procedimento anterior. Ex.: c:OPACBasesxpto.mst)
Impressão de Códigos de Barras

Para se imprimir etiquetas é fundamental que o número de Registo se encontre preenchido (966^a)

  
  ●  a primeira é uma opção que se enquadra numa base pequena ou numa arrumação por números sequenciais

  ●  a segunda é uma opção muito útil porque se a Biblioteca/Centro de Documentação está arrumada por cotas agrupadas por CDU (ou de acordo com outro critério adoptado), permite imprimir um conjunto localizado nas mesmas prateleiras/estantes.

  ●  a terceira opção pode ser muito útil quando se selecciona vários conjuntos de registos e se salvaguarda as pesquisas para posterior impressão.

Como imprimir etiquetas?

1º passo
Menu Base de dados | Imprimir | Impressão de Código de Barras
Seleccionar os MFNs, uma pesquisa do Histórico de pesquisa ou lista salvaguardada em Registos marcados.

Verificar se está seleccionado Via WinLabel e nos formatos o Formato Geral
Seleccionar Criar novo ficheiro (senão acumula com o ficheiro anteriormente impresso)
Executar

2º passo
Abrir o WinLabel 2.02a e os registos já lá estão.

Segui todos os passos que devia mas quando entro no WinLabel aparece uma folha em branco. Porquê? Onde estão os registos?

Por defeito os modelos predefinidos estão na pasta BBLABEL. A partir do Menu FILE, seleccione a opção OPEN. Abra a pasta BBLABEL no disco C:

Como posso introduzir o logo da biblioteca na etiqueta Código de Barras?

No WinLabel, com a etiqueta aberta seleccionar Objects | Graphic
Na etiqueta premir a tecla esquerda do rato e arrastar (procedimento semelhante a abrir uma caixa de texto no Word)
Ficam 4 pontos na etiqueta e abre a interface Open Graphic File
Indicar o caminho onde se encontra o ficheiro do logotipo da biblioteca.

Como posso imprimir etiquetas com cores?

No WinLabel tem 4 opções:

  ●  Menu Objects | Static Text – onde pode inserir uma cor de fundo e/ou adicionar texto

  ●  Menu Objects | Rectangle – a partir do qual pode abrir um rectângulo e atribuir a cor que quiser no Menu Style | Background colour

  ●  Menu Objects | Circle – a partir do qual pode abrir um circulo e atribuir a cor que quiser no Menu Style | Background colour

  ●  Menu Objects | Line – a partir do qual pode abrir uma linha (pode definir a espessura da linha) e atribuir a cor que quiser no Menu Style | Background colour

Atenção: só pode imprimir etiquetas de uma cor em cada impressão.

É obrigatório imprimir uma página inteira?

Se quisermos imprimir só uma ou duas etiquetas ficamos com o resto da folha A4 inutilizada?
Não. O Winlabel quando lhe aparece o ecrã de impressão permite-lhe seleccionar através de um clique na etiqueta do papel a partir da qual pretende começar a imprimir.
É importante salientar que se o papel autocolante entrar muitas vezes na impressora, as etiquetas podem descolar e estragar a impressora. É preferível juntar vários registos e imprimir todos de uma única vez.

É possível imprimir cotas a partir do Módulo de Impressão de Códigos de Barras

Estamos a catalogar os livros de diversas bibliotecas escolares e precisávamos de gerar as respectivas cotas. O que é que nos sugere?
Alguns exemplos de cotas:
821-34
MAN

821.13-3
GON

39
LAM

821.13-3
SAN

Pode-se utilizar uma impressora laser vulgar com papel autocolante.
No Módulo de Catalogação Menu Base de dados | Imprimir | Imprimir Códigos de Barras.
Seleccionar os registos a imprimir pelos MFNs ou através do histórico de pesquisa, se se realizar uma pesquisa prévia do que se pretende imprimir.
Seleccionar “Via WinLabel”
Gera o ficheiro c:bblabelbblabel.txt.
Abrir o WINLABEL
Abrir um dos modelos já pré-definidos (um dos modelos é só para cotas).
Também se podem utilizar uma impressora de códigos de barras. Neste caso é necessário parametrizar o formato para esse tipo de impressora.

Gostaria de saber qual é a memória necessária para um leitor de códigos de barras sem fios.

Gostaria de saber qual é a memória necessária para um leitor de códigos de barras sem fios, para utilizar no âmbito do módulo de inventário.
Não existe nenhum requisito de memória para esses leitores portáteis, pois o critério é o seguinte, quanto maior for a memória que este contém, maior é a capacidade de armazenamento dos códigos de barras lidos.
Por isso, nada melhor que um estudo da relação preço/quantidade de memória e optar pelo valor mais razoável pois normalmente quanto maior a memória, maior o custo do equipamento.

Como é que fazemos para seleccionar ou definir o formato (layout) que queremos dar à etiqueta?

Como é que fazemos para seleccionar ou definir o formato (layout) que queremos dar à etiqueta? É definido no próprio programa?
O Winlabel é um programa profissional de impressão de etiquetas.
Tem incluído um editor que permite indicar de que modo é que quer que as etiquetas sejam formatadas com cores, textos, linhas, códigos de barras, etc...
Junto com o programa vão alguns exemplos de etiquetas já pré-definidos. Só é necessário criar alguma nova se nenhuma se adapta às cotas existentes.

Como adicionar uma cor à etiqueta?

Como é que damos a linha de cor inerente à classe onde vai ser arrumado o livro? Como o papel autocolante é todo branco temos que identificar a classe.
Pode-se ter etiquetas diferentes para cada uma das classes. Nesta opção basta realizar uma pesquisa por cota (uma classe) a seleccionar para impressão e depois abrir o modelo com a cor dessa classe.
Também é possível alterar a cor da etiqueta sempre que se vai imprimir.
Atenção, numa impressão apenas é possível imprimir uma cor.
http://www.bibliosoft.pt/html/suporte_faq_mcb.htm
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