Os campos de notas (bloco 3xx) normalmente são definidos como não pesquisáveis, porque o tipo de informação que se introduz nestes campos criaria algum ruído na pesquisa. Isto deve-se ao facto de ser um campo de texto livre sem uma estrutura definida. No entanto existem situações em que a pesquisa destes campos é necessária. Por defeito apenas os campos 300 (Notas Gerais) e 330 (Sumário ou Resumo ) estão definidos como pesquisável, mas apenas para as palavras que forem delimitadas pelos caracteres < e >. Isto é, se o operador verificar detectar algum termo relevante para a pesquisa, deve colocá-lo entre bicos < e >.
No entanto podem ser feitas alterações à tabela que gera os termos de pesquisa de modo a incluir novos campos e novas técnicas de extracção de termos. Esta operação é realizada no Menu Utilitários/Gerir Ficheiros e/ou Módulo de Administração de Bases de Dados (alteração da FST).

É possível detectar registos duplicados! Este processo deve ser feito sempre a toda a base de dados uma vez que os potenciais duplicados estão dispersos. Esta detecção permite analisar um conjunto de registos através da criação de uma chave de controlo (que pode ser composta por um ou vários campos). O relatório produzido tem a indicação (MFN) dos potenciais duplicados. A fase seguinte consiste na análise visual dos registos encontrados e, caso seja necessário, proceder à sua eliminação manual.
Para produzir o relatório devem ser seguidos os seguintes passos: 

• Seleccionar a opção Imprimir | Listagens especiais do menu Base de dados

• Na janela das listagens especiais seleccionar o botão "Utilitário" 

• Da lista de utilitários seleccionar "Detecção de registos duplicados 

As opções deste utilitário são muito simples. Deve ser indicado o limite de registos a analisar (pode defeito são assumidos todos os registos) e a técnica de verificação. Da lista de opções deve ser escolhida a forma de analisar os registos. A detecção pode ser realizada recorrendo a uma simples comparação de cotas, nº de registo, título ou pela combinação de vários campos. Caso seja necessário utilizar outro critério de verificação pode fazer essa sugestão à BIBLIOsoft.

Existem várias rotinas que devem ser feitas periodicamente para garantir o bom funcionamento e desempenho das bases de dados geridas pelo Módulo de Catalogação e Pesquisa. Aconselha-se que sejam executados com regularidade algumas rotinas de administração como as que a seguir se indicam:

1) Segurança da base
Antes de executar estes procedimentos deve fazer uma segurança da base de dados. Pode fazê-la copiando todos os ficheiros da base de dados que estão em \bibliobase\bases. Por exemplo, se o ficheiro mestre (MST) da base for BIBLIO deve copiar os todos os ficheiros BIBLIO.* para uma pasta temporária. A outra alternativa é a utilização da opção "Menu Utilitários |Cópias de Segurança"

2) Compactar a base de dados
Este passo reorganiza o conteúdo da base de dados, elimina definitivamente registos apagados e renumera os nºs de registo (MFN).
Deve ser executado da seguinte forma: Menu Utilitários | Utilitários Especiais | Utilitário | Compactar base de dados |(Executar)
Após este passo é aconselhável fechar e abrir de novo a base de dados.

3) Gestão do ficheiro inverso
Este passo recria o índice de pesquisa em função da base de dados compactada.
Deve ser executado da seguinte forma: Menu Utilitários | Gestão do ficheiro Inverso | (Executar)

Aconselha-se que sejam feitas e verificadas as cópias de segurança com regularidade