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Seleccione uma das opções a seguir apresentados ( para expandir)
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O controlo e empréstimo não é feito pela cota (966^s) mas pelo nº de registo (966^a). Independentemente do nº de exemplares, cada um deve ter uma ocorrência do campo 966 com pelo menos os seguinte subcampos: sigla da biblioteca (^l), cota (^s) e nº de registo. É através do número de registo que cada exemplar é identificado para empréstimo. Por esse motivo deve ser único na biblioteca e cada documento deve ter um nº de registo atribuído.
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Este passo elimina definitivamente todos os leitores da base. Por esse motivo só deve ser feito por utilizadores credenciados. Seleccione a opção “Reinicar base de leitores” do menu “Utilitários”. Confirme a operação
Nota: Este procedimento apaga toda a informação contida na base.
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Sim! Em primeiro deve ter a imagem sob a forma de ficheiro e em formato JPEG ou GIF. Esta imagem pode ser criada através da digitalização a partir de uma existente (num scanner) ou como fotografia digital. Deve guardar esta imagem numa pasta comum.
Na folha de recolha de dados do leitor, faça um duplo clique com o botão do lado esquerdo do rato em cima da zona da fotografia (ou botão do lado direito, opção "Adicionar Foto")
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Abra a ficha do leitor e seleccione uma das opções apresentadas no campo "Grupo". Esta lista de opções depende da configuração (grupos criados).
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Sim! Não é necessário apagar o registo. Basta que na ficha do leitor, retire a marca na opção "Activo". A partir deste momento os movimentos com o leitor estão interditos (excepto devoluções).
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Em qualquer altura podem criar-se novos grupos de leitores. Comece por seleccionar a opção "Gestão de Grupos" no menu "Parâmetros".
Prima o botão "Limpar" e em seguida indique o nome do novo grupo e preencha os vários elementos de caracterização do grupo. No final seleccione a opção "Adicionar".
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima as teclas CTRL+N. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Novo leitor" do menu "Leitores". Ao ser apresentado o ecrã de recolha de dados, preencha os vários campos. O preenchimento do nº de leitor, data de validade, nome, apelido e grupo são obrigatórios. No final grave o registo premindo o botão"Gravar".
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O processo é muito idêntico ao da criação normal de um leitor. Apenas terá que indicar no tipo de leitor que se trata de uma instituição. Seleccione a opção "Novo registo" do menu "Leitores" (ou CTRL-N). No modelo de recolha, antes de preencher os restantes dados, seleccione "Instituição" do campo "Tipo de Leitor". Grave o registo.
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Sim! Abra uma lista de registos, ou faça uma pesquisa para identificar o leitor. Da lista apresentada seleccione o registo posicionando o cursor em cima da linha. Através da opção "Visualizar" do menu "Leitores" ou simplesmente premindo o botão direito do rato invocando a mesma opção. O registo do leitor é apresentado, podendo ser impresso.
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Sim! No menu "Parâmetros" seleccione a opção "Grupos/Tipos de documento" ou "Grupos/Colecções". Seleccione o ícone (cadeado ou ponto) localizado na zona de parâmetros do tipo de documento, de acordo com o tipo de penalização a definir (pontos/multas ou dias de suspensão).
Para definir penalizações por pontos/multas seleccione o botão “Ponto”. Para definir penalizações por dias de suspensão seleccione o botão “Cadeado”. Indique para cada uma das situações as penalizações a aplicar. É possível criar uma fórmula muito simples possibilitando inúmeras combinações para os pontos ou para os dias de suspensão.
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Sim! Esta funcionalidade é particularmente útil nas instituições que encerram a partir de um determinado período ou, em que os leitores se ausentam (por exemplo, férias). Para garantir que os movimentos (em especial, as devoluções) não ultrapassam esse período, pode definir-se uma data limite máxima para qualquer movimento.
Seleccione a opção "Configuração" do menu "Manutenção". Faça um clique na pasta "Configuração" e indique uma data válida no parâmetro "Data Máxima" de qualquer movimento (data e hora).
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F8. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Devoluções" do menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de devoluções, identifique o documento através do número. Caso seja detectada alguma infracção a aplicação emitirá um aviso. Este tipo de mensagens deve ser cuidadosamente analisado. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar uma nova devolução, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo documento.
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F3. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Empréstimo domiciliário" do menu “Operações”. Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação do leitor escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até serem esgotados os limites de empréstimo para o leitor. Para terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor..
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F6 ou Shift+F6. Como alternativa pode ainda seleccionar as opções "Leitura de presença" ou "Leitura de presença (Automática)"no menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação do leitor escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até ser esgotado o limite de empréstimo para o leitor. Par terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10.
Caso opte por usar a leitura de presença (Automática) todos os empréstimos que efectuar serão associados a um leitor genérico (Biblioteca). Esta possibilidade é extremamente útil pois permite contabilizar a leitura local em bibliotecas de acesso livre. Fica-se assim a saber que um documento foi consultado mesmo sem saber quem o consultou.
Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor.
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima as teclas Ctrl + F3. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Empréstimo instituições" do menu "Operações". Ao ser apresentado o écran de trabalho de empréstimo, identifique o leitor através do número ou nome. Depois de apresentados os dados de identificação da biblioteca escreva o nº do documento que pretende emprestar. Este passo pode ser repetido até serem esgotados os limites de empréstimo para a biblioteca. Para terminar, confirme as operações seleccionando o ícone disponível ou prima a tecla F10. Dependendo dos parâmetros de configuração, podem ser emitidos automaticamente os talões de empréstimo, ou como alternativa, pode imprimi-los seleccionando o ícone de impressão. Pode iniciar um novo empréstimo a outro leitor, limpando o formulário ou escrevendo simplesmente um novo número de leitor.
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A impressão de talões pode ser feita automaticamente pela aplicação se for indicado o número e o tipo de talões a imprimir (Menu Manutenção | Configuração | Talões). Caso pretenda imprimir um talão para um dos movimentos após uma operação de empréstimo, renovação, devolução ou reserva, seleccione o movimento na lista e prima o botão com o ícone com a impressora.
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Sim! Seleccione a opção Carta de Aviso ... no menu Listagens.
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Seleccione uma das várias opções de listagem que estão disponíveis no menu Listagens/Leitores .
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Seleccione a opção “Movimentos” no menu “Listagens”. Indique o tipo de movimento que pretende obter e indique outros parâmetros que estão disponíveis tais como as datas limite, etc.
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Sim! Esta é uma situação especial que pode ser aplicada exemplar a exemplar. Embora o seu interesse seja na parte dos empréstimos, a sua configuração é feita no Módulo de Catalogação e Pesquisa. Edite o registo que pretende modificar. Abra o grupo de campos "Existências" e crie (ou modifique) o subcampo 9 (Status do exemplar) e indique o valor 1 (não disponível). Pode, em alternativa, utilizar os subcampos ^5, ^6 ou ^7 para inibir o empréstimo de um exemplar para um determinado tipo de empréstimo.
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Sim! Seleccione a opção "Grupos/Tipos de documento" do menu "Parâmetros". Seleccione o grupo e posicione o rato na linha referente ao tipo de documento.
Indique o valor "0" no campo "Máximo de documentos". Repita este passo para os restantes tipos de documento que pretende inibir.
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Pode inibir o empréstimo a todos os leitores que pertençam ao mesmo grupo. Seleccione a opção "Grupos" do menu "Parâmetros". Seleccione o grupo. Retire a marca da opção "Activo".
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Sim! Abra o Módulo de Catalogação e Pesquisa e edite o registo que pretende modificar. Abra o grupo de campos "Existências" e no campo 966 crie (ou modifique) o subcampo 8 (Tempo de empréstimo) no exemplar que pretende limitar e indique o tempo máximo de empréstimo (em dias). Nesse tempo estão incluídos os dias de saída e de devolução.
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Sim! Seleccione a opção “Calendário” do menu “Parâmetros”. Ao ser apresentado o calendário, posicione o rato no dia e faça um duplo clique. Escolha o tipo de marcação (fim de semana, feriado, etc), e se necessário inclua uma nota.;
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Abra uma lista de registos, ou faça uma pesquisa para identificar o leitor. Da lista apresentada seleccione o registo premindo ENTER na linha seleccionada ou faça um duplo clique. O registo é imediatamente apresentado em modo de edição. No final grave o registo seleccionando o botão "Gravar".
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Edite o registo de leitor. No modelo de recolha, indique uma nova data no campo "Data Limite". Grave o registo.
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Seleccione o ícone respectivo na barra de ferramentas, ou prima a tecla F9. Como alternativa pode ainda seleccionar a opção "Renovações" do menu "Operações". Em seguida são-lhe apresentados todos os documentos que o leitor tem na sua posse. Faça duplo clique sobre o documento a renovar ou seleccione-o e prima o botão "Renovar". A aplicação valida automaticamente o número de renovações que são feitas documento a documento. Pode optar por renovar todos os documentos da lista premindo o botão "Renovar Todos".
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A impressão de talões pode ser feita automaticamente pela aplicação se for indicado o número e o tipo de talões a imprimir. Caso pretenda imprimir um talão para um dos movimentos após uma operação de empréstimo, renovação, devolução ou reserva, seleccione o movimento na lista e prima o botão com o ícone da impressora.
Para imprimir os talões tem de, em primeiro lugar, no Menu Base de Dados Seleccionar a Impressora de Talões. De acordo com o tipo de impressora utilizada, (laser, jacto de tinta, etc) deve seleccionar a opção correspondente (por exemplo "Laser Generic"). Dependendo de como está configurada, pode ser necessário editar o ficheiro "Print.INI" onde se define a porta de impressão e/ou nome da impressora.
O segundo passo consiste em definir nos parâmetros (Menu Manutenção | Configuração | Talões) o nº de de talões a imprimir para cada operação.
A partir de aqui, sempre que for feito um empréstimo o talão será automaticamente impresso o nº de vezes indicadas. Para este tipo de listagens, o ideal é a aquisição de uma impressora de talões. O talão impresso tem a identificação do leitor, documento, data de movimento e data prevista de devolução.
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Para enviar as notificações aos leitores deve seleccionar a opção "Cartas de Aviso" no menu "Listagens". Automaticamente o programa seleccionará os leitores que têm documentos em atraso. Caso tenha preenchido endereço de email do leitor, pode optar por enviar automaticamente essa notificação por email. Também pode ter uma ideia dos documentos em atraso, imprimindo a lista de movimentos e seleccionar nos parâmetros, a data prevista de devolução como sendo a data de "Hoje".
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O Módulo de Empréstimo permite o envio de mails (desde que defina o nome do servidor - SMTP, e mail de envio). Tem algumas opções que permitem o envio de mails a reclamar documentos em atraso, entre outras.
É necessário definir:
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o mail na ficha do utilizador
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o mail de origem (menu Parâmetros | Instituição)
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nos parâmetros de configuração, o servidor de mail
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1) Fazer uma cópia da base de dados de Leitores. Esta cópia pode ser feita com o explorer do Windows. O objectivo é ter uma salvaguarda integral da base caso alguma coisa corra mal. Os ficheiros LEITOR.* podem ser copiados para uma directoria de trabalho (ex.: c:\bibliobase\modules\emp\bases\leitor.*)
2) No MCE, no menu utilitários, seleccionar a opção "Exportação rápida". Indicar "-" (todos os registos) e dar um nome: Por exemplo: C:\LEITOR.ISO
3) No mesmo menu utilitários seleccionar a opção "Re-inicializar a base..." Esta opção apaga todos os registos.
4) Depois da operação anterior (Menu utilitários) seleccionar a opção "Importação rápida". Deve ser indicado o mesmo ficheiro da exportação. C:\LEITOR.ISO No final será sugerida a sicronização da base de dados. Se não for, depois da importação, seleccionar a opção "Sincronizar leitores" do menu Manutenção.
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No menu "Manutenção", execute a opção " Cancelar reservas ultrapassadas" e de seguida a opção "Compactar base de movimentos". Se o problema continuar contacte-nos.
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O Módulo de Empréstimo permite o envio de mails (desde que defina o nome do servidor – SMTP, e mail de envio). Tem algumas opções que permitem o envio de mails a reclamar documentos em atraso, entre outras.
É necessário definir o mail na ficha do utilizador
É necessário definir o mail de origem (menu Parâmetros | Instituição)
É necessário definir, nos parâmetros de configuração, o servidor de mail. Tem de de definir
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Para saber onde está o problema precisa fazer alguns testes.
1) Modulo de Catalogação
a) A condição para um documento ser emprestado é ter o campo 966^a preenchido com o nº de registos (código alfanumérico que identifica univocamente cada exemplar: Ex.: 000001, A001X, etc.).
Abra um registo, e verifique se tem este campo/subcampo preenchido. Tome nota do seu conteúdo (exactamente como foi digitado)
b) Na opção de pesquisa (orientada) seleccione o campo (da lista) "Nº de registo" e escreva o código do NR que anotou (ponto anterior)
c) Se não encontrar, reveja os caracteres que digitou. Se está correcto pode ser necessário fazer a Gestão do Ficheiro Inverso. Menu Utilitários | Gestão do ficheiro inverso. Repetir o teste.
2) Empréstimo
Se consegue pesquisar o documento pelo nº de registo no Módulo de Catalogação, verifique os parâmetros nos Empréstimo.
a) No menu Parâmetros, seleccione a opção "Bases de dados"
Verifique se a base que está indicada neste módulo é a mesma que está a utilizar no Módulo de Catalogação. (O nome e o caminho devem ser iguais. Ex.: c:\bibliobase\bases\biblio.mst).
b) Utilize ainda a opção "Onde está o documento" e indique o nº. Esta opção pesquisa em todas as bases registadas no Módulo de Empréstimo, e diz-lhe em que base é que o documento se encontra.
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