Como posso enviar registos bibliográficos para o Word ou por Email?

No Módulo de Catalogação os registos são armazenados em formato UNIMARC. Assim, o conteúdo do registo é semelhante algo como:

101: 0 ^apor
102: ^aPT
200: 1 ^aEstudos sumários^ePlano Director Municipal^fCâmara Municipal de Vila Verde
210: ^aVila Verde^cC. M.^d1986
215: ^a126 p.^cmap., gráf. ;^d23 cm
675: ^a908.469.112^vmed^zpor
710: 01^aVila Verde.^bCâmara Municipal

É apenas essa informação que é salvaguardada na aplicação e nada mais. No entanto, os utilizadores estão habituados a ver os registos trabalhados com um aspecto bem mais atractivo. Por exemplo o mesmo registo pode ser apresentado da seguinte forma:

23576. ESTUDOS SUMÁRIOS : Plano Director Municipal / Câmara Municipal de Vila Verde. - Vila Verde : C. M., 1986. - 126 p. : map., gráf. ; 23 cm
H.G. 37076 V. - 46198

Neste caso, é a aplicação que formata a informação textual do registo bibliográfico colocando-lhe cores, bolds, itálicos, links, etc.... de modo a facilitar a leitura do mesmo.

De que modo é que posso enviar os registos para o Word?
Existem várias maneiras de o fazer dentro da aplicação. Se quiser fazê-lo para poucos registos então pode fazer o seguinte:

• Utilize (por exemplo) a Pesquisa Orientada para seleccionar os registos

• Prima o Botão Visualizar.

• Escolha o formato de visualização na lista.

• Prima o icon W que existe barra de ferramentas para enviar os registos para o Word ou então prima o icon com a disquete que lhe permite gravar a lista de registos para um ficheiro HTML que pode enviar para qualquer pessoa.
  

Como o número de registos que pode ser visualizado é, por questões de performance e operacionais, no máximo de 250. Assim se pretendermos trabalhar um conjunto grande de registos o processo anterior não serve.

Eis o que se tem que fazer:

Menu Base de Dados | Imprimir | Impressão de Registos
Agora terá que indicar ao sistema aquilo que pretende fazer (3 passos):

1º Passo: O que imprimir? - Seleccione os registos a imprimir na Pasta Registos.

2º Passo: Para onde imprimir? - Neste caso devemos seleccionar na Pasta Opções: 
2.1 Imprimir para ficheiro (Use os [...] para indicar qual o nome do ficheiro de destino)
2.2 Formato HTML 
2.3 Visualizar ficheiro com "Microsoft Word" (para abrir o resultado da impressão no WinWord)

3º Passo: Como Imprimir? - Escolha na Pasta Formatos a forma como quer que os registos sejam mostrados.
3.1 Escolha por exemplo Formatos de Visualização 
3.2 Na lista em baixo escolha - "Descrição ISBD"
3.3 Escolha a ordem pela qual os registos devem aparecer ordenados. Pode seleccionar "Entrada Principal"

Agora só falta carregar no botão Imprimir.
O resultado do processamento não é enviado para a impressora, mas sim para ficheiro, o qual será aberto pelo WinWord. Caso pretenda enviar os registos por email, só terá que fazer o attach (anexo) desse ficheiro para o email.