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| Permite a gestão das bases de dados bibliográficos. Este módulo possui inúmeras funcionalidades disponíveis na edição e gestão das bases de dados que, além de garantirem a criação de registos normalizados (formato UNIMARC, ou outro formato MARC), facilitam a cooperação ao nível da troca de informação bibliográfica. |
A catalogação e a pesquisa são actividades de particular importância no funcionamento de uma biblioteca e que se reflectem na qualidade dos serviços prestados aos utilizadores. Sendo a principal ferramenta de trabalho de quem tem por missão a catalogação/recolha de dados, este módulo dispõe de numerosas ferramentas que facilitam e apoiam este processo. Tendo como suporte o formato UNIMARC, garante a criação de bases de dados locais normalizadas.
O administrador tem um controlo sobre a definição de uma base de dados. Ao contrário da definição de uma base de dados em CDS/ISIS, a estrutura das bases bibliográficas está definida num ficheiro com características próprias. Os parâmetros associados a cada campo possibilitam a definição de qualquer tipo de base de dados (mesmo que não seja em formato UNIMARC). Ao contrário da definição tradicional de uma base de dados em CDS/ISIS, aqui é possível, por exemplo, indicar se o campo pode ou não ser repetível, se é de preenchimento obrigatório, se é codificado e qual a tabela de validação, se é apenas de leitura, se é visível, etc.
 A recolha de dados é orientada ao tipo de documento e é feita através de um interface que permite a gestão de modelos de recolha de dados predefinidos de acordo com os vários tipos de documento. Para além dos modelos de cada tipo de documento (respeitando os campos específicos para cada um) o utilizador pode criar os seus próprios modelos com valores predefinidos sem interferir nos modelos de utilização geral. Ao ser criado um registo é apresentado ao utilizador uma lista de tipos de documento válidos e os respectivos modelos de recolha de dados.
Os modelos de recolha de dados são definidos através de uma opção específica para o efeito. Para ser mais fácil a organização dos dados, estes estão organizados por blocos (por exemplo, "Informação codificada", "Informação descritiva", "Notas", Autores", etc.) que contém campos, e dentro destes vários elementos, ou seja os subcampos.
Ao ser seleccionado um bloco, são apresentados todos os campos específicos. Associados aos campos apresentados podem ser apresentadas as etiquetas de campo e subcampo relativas ao formato UNIMARC, ou simplesmente as suas designações.
Apesar de ser respeitado o formato UNIMARC ao nível do armazenamento e estrutura do registo bibliográfico, o utilizador não necessita de ter conhecimentos sólidos nesta área, uma vez que os campos e subcampos podem apresentar-se apenas com as designações (por exemplo, "Título", "Menção de responsabilidade"). Apenas terá que estar familiarizado com a terminologia biblioteconómica.
A validação dos dados introduzidos num campo ou subcampo está disponível a vários níveis. Por um lado, o facto de existirem modelos de recolha de dados segundo os vários tipos de documento, é uma garantia de que os campos introduzidos são específicos para o referido documento, por outro, o sistema controla as repetições de campos e/ou subcampo. Ou seja, se na tabela de definição estiver a indicação de que um campo/subcampo não é repetível, o sistema não permite a criação de uma nova ocorrência.
 Relativamente aos campos codificados (por exemplo, país, língua, códigos de função) os valores válidos para o campo são apresentados ao utilizador numa tabela de códigos e designações que permite a selecção automática do código pretendido. Isto permite a uniformização dos campos codificados. O mesmo acontece com os indicadores de campo que são sempre apresentados em listas com os códigos válidos e respectiva descrição.
A validação também está disponível ao nível do tipo de dados (numéricos, alfabéticos e alfanuméricos) e ao nível do formato de um campo. Neste caso, podem definir-se padrões que estabelecem os dados possíveis nas várias posições de um campo. Os dados das várias posições também podem ser validados em tabelas de códigos.
A correcção ortográfica de qualquer campo e/ou subcampo é outro aspecto importante na uniformização dos dados. Esta facilidade requer que o Microsoft Word esteja instalado. Todas as facilidades disponíveis no Word em termos de correcção ortográfica podem ser aplicados a campos da base de dados. O administrador do sistema pode definir quais os campos possíveis de validar ortograficamente.
A validação em termos de formato UNIMARC está automaticamente implícita porque os campos e/ou subcampos específicos para cada tipo de documento são apenas os disponibilizados ao utilizador, não havendo, desta forma, a possibilidade de introduzir campos não autorizados. Com as facilidades oferecidas por este módulo em termos de recolha, os erros de formato deixam de existir, porque o utilizador não necessita de introduzir qualquer indicador e/ou identificador de subcampo ou mesmo códigos de campos codificados.
Relativamente à edição existem inúmeras facilidades. Por exemplo, a cópia de registos, assim como a criação de novos a partir de um outro são possíveis.
Ao nível do registo, campo e subcampo estão disponíveis as facilidades de COPY, CUT e PASTE. Através destas opções é ainda possível criar, dinamicamente, uma lista com o conteúdo de vários campos com o objectivo de poderem ser copiados para outros registos, mesmo que pertençam a bases diferentes.
Cada utilizador pode criar múltiplos modelos de recolha de dados (locais) a partir dos já existentes com dados predefinidos. Esta facilidade é particularmente útil quando na recolha de dados existem inúmeros documentos com elementos que se repetem. A língua de diálogo do ambiente de trabalho com o utilizador pode ser seleccionado a partir de uma das três línguas disponíveis.
 A forma como o CDS/ISIS permite a criação de outputs para visualizar e/ou imprimir registos, é uma característica única que o destaca relativamente a outros produtos.
Neste módulo, estas características foram aproveitadas em toda a sua extensão e melhoradas consideravelmente com a introdução de novas funcionalidades. Além dos formatos predefinidos (ISBD, Simples, Completo, etc) o utilizador pode criar os seus próprios formatos. Os formatos baseiam-se na linguagem de formatação do CDS/ISIS.
A apresentação dos registos que resultam de uma pesquisa, ou da selecção de um conjunto, é realizado através de um interface criado para o efeito, possuindo características idênticas às de um browser. É possível embeber nos formatos de visualização comandos HTML que enriquecem o aspecto gráfico dos registos apresentados (negrito, itálico, tipos de letra, etc.). Tendo como objectivo melhorar e tornar mais interactiva a visualização dos registos, alguns formatos incluem referências a outros pontos de acesso no registo (autores, assuntos, títulos, CDU) que são possíveis de seleccionar, desencadeando, automaticamente, uma nova pesquisa na base de dados.
Além das referências que permitem novas pesquisas, podem ainda ser incluídas referências para objectos multimédia, tais como sons, vídeos, imagens ou links para a Internet (Ex: Link para um site onde o documento exista em texto integral). A apresentação e gestão destes objectos é gerida pelas aplicações no Windows.
Outras facilidades associadas ao interface de visualização são: a cópia do texto apresentado para incluir num processador de texto, a impressão de registos formatados, etc.
 Estão disponíveis várias formas de pesquisa: a pesquisa orientada que disponibiliza ao utilizador um interface amigável onde poderá preencher os termos de pesquisa e os operadores booleanos pretendidos. Automaticamente, a partir dos elementos preenchidos e seleccionados pelo utilizador, o sistema constrói uma expressão de pesquisa segundo as regras de sintaxe do CDS/ISIS. Além da forma atrás referida também são disponibilizadas a pesquisa rápida e a pesquisa avançada.
Ao nível da segurança o sistema possui algumas funcionalidades que garantem o acesso aos módulos instalados, às funcionalidades dos mesmos e aos dados propriamente ditos.
Relativamente ao acesso aos módulos o sistema exige que todos os utilizadores estejam registados. O registo, além dos elementos de identificação (login e password) para acesso aos módulos, permite a definição (para cada módulo instalado) de permissões de acesso às várias opções e/ou funcionalidades de cada módulo. Por exemplo, no módulo de catalogação é possível definir se o utilizador pode criar e/ou apagar registos, exportar, imprimir, etc.
Em qualquer momento é possível activar e/ou desactivar o acesso aos módulos ou as opções dentro deste.
Este módulo permite definir todos os parâmetros utilizados pelos vários módulos. Incluem-se a definição do perfil do utilizador, a estrutura da base de dados bibliográfica, as mensagens nas várias línguas, a definição dos modelos de recolha de dados, etc.
O acesso a este módulo só é possível por utilizadores devidamente autorizados.
Apesar das opções serem suficientemente explícitas, assim como as designações dos campos e subcampos é ainda possível ao utilizador obter ajuda. Esta pode depender do contexto, ou seja, se o utilizador estiver posicionado num campo (na recolha de dados) quando solicitada, será apresentado um texto explicativo acerca do seu preenchimento. Este texto pode alterado pelo utilizador. Se tiver posicionado num menu será apresentado um texto de âmbito mais geral.
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Descrição do sistema
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