Home / Produtos /
Módulo de Circulação e Empréstimo

Descrição do sistema

A gestão do empréstimo representa para uma biblioteca uma rotina vital, não apenas pelo tipo de operações que permite controlar, mas também pela importância da informação que daí resulta e da análise posterior das transacções. Um sistema automatizado fornece indicadores que poderão alterar procedimentos ou orientar o responsável pela biblioteca na tomada das melhores decisões de gestão de rotinas ou novas aquisições.

A presente versão vem na continuidade da primeira para ambiente MS/DOS distribuída a um número muito significativo de bibliotecas. Contudo, explora todas as vantagens oferecidas pelo ambiente Windows. Além da simplicidade na sua utilização, são de destacar o nível de parametrização, funcionalidades, inovações e características técnicas associadas (possibilitando desta forma, que qualquer biblioteca possa adaptar o programa às suas necessidades).

A integração com a base bibliográfica e/ou a possibilidade de utilizar bases de dados heterogéneas como suporte (em CDS/ISIS) é um aspecto que destacamos. Isto significa, por exemplo, que é possível utilizar este módulo com outras bases de dados bibliográficos do Módulo de Catalogação e Pesquisa (Unimarc).

A arquitectura deste módulo baseia-se numa estrutura muito simples, e é composta por três tipos de bases de dados: bases bibliográficas, leitores e de dados administrativos. As bases bibliográficas são em CDS/ISIS, podendo ou não obedecer à estrutura do formato UNIMARC. As bases administrativas compreendem os dados resultantes dos movimentos e parâmetros e por último os leitores.

Através de vários parâmetros é possível identificar os elementos de dados que na base bibliográfica contêm os elementos necessários à identificação dos campos e ou subcampos. Esta flexibilidade permite adaptar este módulo, de uma forma muito simples a qualquer tipo de base de dados CDS/ISIS. É necessário, por exemplo, definir os campos que contêm o número único de identificação, a forma como se apresenta no léxico para poder ser pesquisado. Esta informação deve ser dada para cada base de dados bibliográficos utilizada no módulo.

Fácil parametrização

O sistema no seu tudo possui um elevado nível de parametrização. Isto significa por um lado, uma enorme facilidade de adaptação às rotinas de cada biblioteca, e por outro, um maior controlo das diversas operações inerentes a este tipo de gestão. Neste âmbito, destaca-se a possibilidade de definir:

• número ilimitado de tipos/grupos de leitor, atribuindo a cada um de uma forma independente um conjunto de regras de verificação (como por exemplo, tipos de documento que pode requisitar, quantidades e tempo máximo de empréstimo),

• tipos de documento que podem ser disponibilizados para empréstimo

• colecções (agrupamento de vários documentos e limitação por quantidade e tempo de empréstimo)

• dias de encerramento da biblioteca

• talões de impressão (criação e alteração)

Bases bibliográficas

Relativamente a este tipo de bases de dados cada biblioteca pode optar por várias formas de as organizar. Pode ter uma base bibliográfica única, contendo todos os tipos de documentos ou ter os registos distribuídos por várias bases de dados de acordo com o tipo de documento. Pode ainda possuir bases de trabalho distribuídas por vários técnicos, contendo os registos relativas a documentos em tratamento (por exemplo, para classificação), não sendo esta uma limitação para que um determinado documento possa ser emprestado. Estas bases de dado podem ainda ter diferentes localizações (servidores, drives, directorias, etc). O sistema está preparado para trabalhar com as bases de dados do Módulo de Catalogação e Pesquisa, no entanto pode suportar várias bases de dados bibliográficos em CDS/ISIS, mesmo que não estejam no formato Unimarc. Para que as várias funções possam ser controladas, estas bases devem ter alguns dados codificados em campos e/ou subcampos.

Depois de instalado o módulo, a utilização das bases bibliográficas criadas como BIBLIObase - Módulo de Catalogação e Pesquisa ou com o Porbase 4 (da Biblioteca Nacional) é imediata.

Gestão de Leitores

Possui opções especialmente desenvolvidas para gerir a base de leitores. No seguimento do mesmo ambiente de trabalho do Módulo de Catalogação e Pesquisa, a gestão da base de leitores é extremamente fácil de gerir. A partir de um lista é possível executar inúmeras operações, como por exemplo, criar um novo leitor, modificar, apagar, ver o registo, etc.

O modelo de recolha de dados possui um conjunto muito completo de campos para registo dos dados do leitor. Além da informação descritiva á ainda possível associar a fotografia do leitor para posterior identificação e/ou impressão.

Tipo de operações a controlar

O simples acto de emprestar um documento, tendo como principal objectivo o controlo através do Módulo de Circulação e Empréstimo, implica um conjunto de verificações até que as operações se concretizem: pode ser aceite ou simplesmente recusada.

O sucesso deste tipo de operação depende da verificação e análise de um conjunto complexo de dados e condições, que resultam, por um lado, do perfil do leitor, e por outro, das características e propriedades do documento. Neste tipo de operação, basta identificar o leitor um única vez. Todas os empréstimos sucessivos serão afectados a este leitor até que nova selecção ou encerramento da janela de operações de empréstimo.

Além dos empréstimos, o sistema controla ainda as devoluções, renovações, reservas e cancelamentos.

Calendário e controlo de dias não contabilizáveis

A data prevista de devolução é calculada automaticamente pelo sistema tendo como factores de ponderação, o tempo máximo atribuído a cada grupo de utilizadores, e nestes o tipo de documento e/ou colecção, e caso tenha sido atribuído, o tempo máximo de empréstimo para cada exemplar. No entanto, a data prevista de devolução poderá ter necessidade de ser ajustada, caso coincida com um dia em que a biblioteca está encerrada, como por exemplo, sábados, domingos ou feriados. Pode ainda coincidir com dias ou períodos especiais (por exemplo, época de férias).

Grupos de utilizadores

Este funcionalidade é um dos pontos chaves em todo o processo de empréstimo. O controlo pode ser feito ao nível do tipo de documento ou colecção. No entanto, acima destas categorias, encontra-se o grupo de leitor. Podem criar-se os grupos necessários. Cada biblioteca deverá analisar quais os tipo de leitor que habitualmente frequentam a sua biblioteca e organizá-los por grupos. Um utilizador só poderá fazer um empréstimo se pertencer a um grupo.

Os grupos de utilizadores, são uma forma simples e rápida de definir um conjunto de permissões comuns, em vez de definir os mesmos parâmetros para cada utilizador. Isto representa, em termos de administração do sistema, uma enorme vantagem, porque diminui as rotinas de administração, e possibilita de uma forma controlada, alterar em bloco um conjunto de permissões comuns. Por exemplo, podem ser criados grupos para investigadores, alunos, professores, externos, funcionários, etc.

Para cada grupo, além de um conjunto mínimo de parâmetros, é possível associar tipos de documento ou colecções, de forma a controlar o empréstimo de várias espécies a um determinado tipo de leitor. Por exemplo, o tempo de empréstimo das publicações periódicas pode ser diferente para os alunos e para os professores. Neste caso, é necessário, além de ter estes dois grupos, indicar para ambos o tipo de documento "Publicação periódica" e associar diferentes tempos de empréstimos. O empréstimo das espécies não assinaladas, regem-se pelos parâmetros gerais. De igual forma, para inibir o empréstimo de uma determinada colecção, é necessário incluí-la no grupo, indicando simplesmente, que o tempo de empréstimo é "0" dias.

Estatísticas

A partir dos parâmetros definidos, e tendo como base os dados resultantes dos vários movimentos registados, o sistema permite obter resultados em totais e percentagens (podendo ser traduzidos graficamente), tais como:

• Tipos de leitores

• Grupos etários

• Títulos mais pedidos (ordem decrescente)

• Tipos de documento

• Línguas do documento

• Áreas temáticas

• Empréstimos (durante um determinado período de tempo)

• Frequência de leitores (durante um determinado período de tempo)

• etc.

Impressão de talões

O sistema está preparado para emitir talões comprovativas das operações efectuadas. Estes documentos impressos podem ser criados ou modificados pelo administrador, incluindo ou retirando os elementos impressos ou alterando o seu aspecto gráfico. Podem ainda utilizar-se impressoras especiais de talões (tipo POS), e incluir comandos especiais para controlar esse tipo de impressoras, como por exemplo, fontes de caracteres e corte automático de papel.

Compatibilidade com a versão anterior (MS/DOS)

Foram desenvolvidas rotinas especiais para conversão das bases de leitores (LEITOR) e movimentos (STATIS) da versão para MS/DOS. Desta forma, está assegurada a portabilidade dos dados destas bases de dados para a nova versão.

Códigos de barras e sistema de leitura óptica

O funcionamento do módulo foi pensado na utilização de um sistema de leitura óptica. Não sendo um requisito para o módulo funcionar, algumas rotinas podem ser consideravelmente optimizadas com a utilização deste tipo de equipamento.

Com a integração do Módulo de Impressão de Códigos de Barras (opcional) é possível imprimir etiquetas de códigos de barras com os dados do leitor (como por exemplo, número, nome, data de inscrição e validade).

Controlo de acessos

O acesso, quer ao módulo, quer às suas opções é controlado. À semelhança do Módulo de Catalogação e Pesquisa podem ser dadas ou retiradas permissões de acesso às operações mais críticas do sistema. Por exemplo, pode definir-se um utilizador que pode apenas fazer empréstimo e devoluções, mas não renovações. Este controlo é feito através do Módulo de Administração de Utilizadores.

Requisitos mínimos

Para utilizar este módulo, necessita de ter previamente instalado o BIBLIObase - Módulo de Catalogação e Pesquisa.
 

	Veja também...
	Características do equipamento Tecnologias - Impressoras de Cartões Tecnologias - Impressoras de Talões Procedimentos de instalação dos módulos Preços dos produtos BIBLIObase Calendário de Formação Condições de Participação Sala de Formação