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| Foi desenvolvido com o objectivo de permitir a produção de relatórios para análise a partir das existências e movimentos associados (empréstimo). É uma ferramenta muito útil para todas as bibliotecas que regularmente têm de fazer ao inventário. |
Actualmente, a informatização de um catálogo de uma biblioteca ou centro de documentação é um processo fundamental e prioritário para todos aqueles que, face ao mundo em que hoje vivemos, querem dar a conhecer e tratar de uma forma eficiente e rápida um fundo documental.
Conhecer os utilizadores, as suas preferências ou tendências relativamente aquilo que um serviço disponibiliza constitui uma ferramenta estratégica que garantirá a curto prazo o sucesso de uma actividade.
Os técnicos envolvidos na fase de tratamento documental têm ao seu dispor ferramentas que lhes permitem simplificar o processo de introdução de dados em formato MARC, gerir toda a actividade de empréstimo, etc. Neste sentido, o Módulo de Catalogação e Pesquisa e Módulo de Empréstimo são duas ferramentas muito importantes.
Um catálogo informatizado pode ser disponibilizado à comunidade de utilizadores através de interfaces próprias permitindo-lhes de uma forma simples e amigável a consulta remota, refinando-as e adaptando-as de modo a obter, por iniciativa própria, o conjunto da informação de que necessitam.
Mas a criação de uma base de dados bibliográficos não é suficiente para responder às inúmeras tarefas de uma biblioteca. A utilização do Módulo de Circulação e Empréstimo, evita o preenchimento manual de requisições em papel, controla os tempos de empréstimo e reserva, emite avisos de devolução, etc.
Associado ao Módulo de Circulação e Empréstimo existe uma base de utilizadores (Leitores) com um conjunto de dados relevantes para o controlo de movimentos e estatísticas. O funcionamento diário do Módulo de Circulação e Empréstimo alimenta uma base de movimentos que resulta da associação entre os leitores, os documentos emprestados/consultados e as operações realizadas sobre os documentos pelos leitores (empréstimos, devoluções, renovações, reservas, etc..).
De uma forma simples, o processo de gestão de uma biblioteca poderia terminar por aqui, pois o catálogo já está informatizado e o processo de empréstimo também já é gerido informaticamente o que garante à partida o armazenamento de toda a informação sobre o estado da base e sobre o conjunto dos documentos em empréstimo e circulação.
Na realidade não é bem assim. Embora o catálogo esteja informatizado e também se mantenha a lista dos documentos em circulação fora da biblioteca, não é possível dizer de forma taxativa se todos os documentos que fazem parte do catálogo estão ou não na biblioteca, isto é, se por acaso não desapareceram ou foram furtados.
Também não será fácil detectar documentos que se encontram fora do seu local se, por exemplo, as cotas não tiverem qualquer tipo de elemento distintivo como cores ou outros símbolos que permitam individualizar uma parte ou secção da biblioteca.
É neste âmbito que surge o Módulo de Gestão de Inventário.
Trata-se de um módulo que tem como objectivo permitir a análise de uma forma sistematizada um conjunto de dados obtidos a partir das bases de dados bibliográficos e da base de movimentos do Módulo de Circulação e Empréstimo, permitindo a obtenção de relatórios de análise referentes a, por exemplo, documentos em falta, documentos mal arrumados, documentos nunca emprestados, etc.
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Descrição do sistema