Descrição geral

Os serviços a seguir propostos resultam da experiência da BIBLIOsoft na conversão de registos (bibliográficos ou não), uniformização de conteúdos e desenvolvimento de aplicações e rotinas que tem como objectivo processar grandes quantidades de registos.

Para a realização deste trabalho é necessário o fornecimento dos registos sob a forma de ficheiros de acordo com trabalho que se pretende realizar.

A BIBLIOsoft propõe o seguintes serviços:

• Conversão de registos a partir de múltiplos formatos e ficheiros

• Detecção de registos duplicados

• Criação de relatório de erros/sugestões

• Fusão de registos bibliográficos

• Correcções em bloco dos registos

• Uniformização de conteúdos

Serviço de conversão gratuita para novos utilzadores

Oa adquirir pela primeira vez um produto da BIBLIOsoft, caso possua registos para converter este serviço é fornecido gratuitamente, mediante as seguintes condições:

• Dados devem ser enviados por email ou em CD/ROM

• Devem estar estruturados e num ficheiro como os que a seguir se indicam

• Cada linha corresponde a um registo

• Cada coluna corresponde a um campo

• No caso dos leitores, a ordem dos campos deve obedecer ao esquema definido (ver documento explicativo) ou no ficheiro em Excell de exemplo

Nota: A conversão gratuita dos ficheiros bibliográficos e de leitores só é válida para novos utilizadores e por um período de 90 dias a contar da data de aquisição. Após este período a BIBLIOsoft cobrará serviços de conversão.

Conversão de registos

A BIBLIOsoft assegura a conversão de registos para integração nos vários produtos que distribui.

Os ficheiros a converter devem ser enviados à BIBLIOsoft (por mail ou em CD), podendo ser num dos seguintes formatos:

• ISO2709

• Word (dados em tabela)

• Excell

• Acces

• Texto (separado por TABs, Formato CSV, etc)

• Outros formatos (após análise)

Destinatários
Este serviço pode ser requerido por qualquer biblioteca que possua ficheiros não normalizados com informação bibliográfica e que pretenda migrar esses dados para um formato normalizado. Isto aplica-se também aos dados de leitores, que na maioria das situações já existe noutros sistema. Este exemplo aplica-se, por exemplo às escolas e universidades cujos dados do leitor já existem noutro sistema)

Recomendações gerais
Os dados devem estar estruturados numa tabela. Cada linha corresponde a um registo e cada coluna corresponde a uma campo. A primeira linha deve ter o nome do campo (Ex: Título, Autor, etc). O texto dos campos deve ser escrito em maiúsculas, minúsculas. Os dados devem ser o mais estruturados possível para que a conversão seja mais precisa. Por exemplo, no caso dos autores, é aconselhável separá-los de acordo com o seu tipo (pessoas, colectividades, principais, co-autores). No caso especial dos autores, é importante que estes se apresentem de uma forma consistente. Por exemplo, escrito na forma directa ou invertida. No caso de ser preenchido mais do que um autor no mesmo campo, utilizar sempre o mesmo separador.
 

A entidade requerente deve dar sempre todas as indicações que considere relevantes e necessárias para a conversão.

A conversão não inclui a correcção de conteúdos, como por exemplo, a uniformização de entradas de autor, assunto, etc.
 

Serviços adicionais

• Relatório de erros (estrutura do registo : campos de preenchimento obrigatório, etc). É fornecido um resumo com o nº de ocorrências do erro e uma descrição resumida, e um relatório detalhado, com a indicação dos registos onde o erro ocorre.
  Este é um serviço sem custos no caso de uma conversão de registos bibliográficos

• Correcções em bloco

• Uniformização de conteúdos

Custo do serviço
A conversão de registos é um serviço pago. O valor depende da complexidade do trabalho de conversão. Nestas condições, deve ser enviado um exemplo dos dados a converter, sobre os quais será feita uma simulação e feita uma proposta.

 

Fusão de registos bibliográficos

A partir de um conjunto registos (que podem ser fornecidos em ficheiros em formato ISO2709 ou em bases de dados BIBLIObase, Porbase ou Docbase), é criada uma nova base de dados (que pode resultar num ficheiros ISO2709 para ser importado) com exclusão de registos duplicados e com a fusão de campos (por exemplo, no caso de registos duplicado, é criado apenas um com várias cotas).

Destinatários
Este serviço pode ser requerido por qualquer biblioteca independentemente do sistema de gestão que utilizar (BIBLIObase, Porbase, Docbase, etc). A fusão de registos é independente do sistema. O resultado final é um ficheiro em formato ISO2709 que pode ser importado para o sistema local.

Este serviço compreende:

• Fusão dos ficheiros com os registos
  Integração das bases parcelares numa base geral pelo método de fusão

• Detecção de registos duplicados (a excluir na fusão)

• Relatório global de erros/sugestões

Observações: No final desta tarefa obtém-se um ficheiro único com o conteúdo dos vários registos com exclusão de duplicados. O relatório obtido pode ser utilizado pela instituição para posterior correcção manual. É fornecido um resumo de erros e um relatório detalhado onde são indicados os erros e os registos onde ocorrem.

 

Correcções em bloco dos registos
Esta tarefa compreende a criação de rotinas à medida, em função das listas de erros obtidos, que irão corrigir/uniformizar em bloco campos codificados, datas, indicadores, pontuação, etc. A biblioteca pode ainda sugerir situações pontuais para correcção (novos campos, atribuição automática do nº de inventários, etc)

Destinatários
Este serviço pode ser requerido por qualquer biblioteca independentemente do sistema de gestão que utilizar (Bibliobase, Porbase,Docbase, etc). A correcção de registos é independente do sistema. O resultado final é um ficheiro em formato ISO2709 que pode ser importado para o sistema local.

Este serviço compreende:

• Preenchimento automático de campos codificados em falta (em função do tipo de registos)

• Uniformização de campos codificados

• Criação ou eliminação de campos sugeridos pela instituição

Observações: No final de desta tarefa obtém-se uma base de dados corrigida relativamente a campos codificados (códigos de língua e país, datas, etc), de acordo com o peso e indicação do relatório de erros.
 

Uniformização de conteúdos

Este trabalho implica a correcção manual e tem como objectivo a uniformização de campos que constituem índice e relevantes para a pesquisa de forma a diminuir/eliminar as situações de mais do que uma entrada para o mesmo termo: autores, assuntos, colecções, editores, locais de publicação. Serão criadas listas alfabéticas de campos e a partir destas são feitas as correcções necessárias.

Observações: No final de desta tarefa obtém-se uma base de dados corrigida relativamente à uniformização de entradas de autor, assunto, etc. A uniformização de autores não implica a validação num ficheiro de autoridade mas a entrada única do mesmo autor, caso este ocorra de diversas formas.

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